Fragen Sie einen Gastronomen auf Mallorca nach seinem Durchschnittsbon pro Gast, und Sie bekommen meist sofort eine Zahl. Fragen Sie, wie er darauf kommt, wird die Antwort unschärfer. Oft ist es ein Gefühl vom Blick in die Kasse um Mitternacht, oder der Tagesumsatz geteilt durch die Anzahl der Rechnungen, oder die Vorjahreszahl vom Steuerberater.
Für ein Gespräch reicht das. Wenn Sie wissen wollen, ob eine Änderung tatsächlich mehr Geld bringt, reicht es nicht. Dafür brauchen Sie eine einzige Zahl, jedes Mal auf dieselbe Weise ermittelt, aus Ihrer eigenen Kasse.
Die Formel
Der Durchschnittsbon pro Gast, auf Spanisch ticket medio por comensal, berechnet sich so:
Nettoumsatz im Zeitraum ÷ Anzahl der Gäste im selben Zeitraum
Zwei Begriffe darin machen die eigentliche Arbeit.
Nettoumsatz ist das, was Sie nach Rabatten, Einladungen, Aufs-Haus-Posten und Stornos tatsächlich verkauft haben. Trinkgeld gehört nicht hinein. Rechnen Sie ohne IVA, erhalten Sie die Zahl, die zu Ihrem Wareneinsatz und Ihren Margen passt. Rechnen Sie mit IVA, erhalten Sie das, was der Gast tatsächlich bezahlt hat. Beides ist zulässig. Die einzige Regel: Entscheiden Sie sich für eine Variante und wechseln Sie nie. Für Restaurantleistungen gilt in Spanien in der Regel 10 % IVA. Wer beides von Monat zu Monat vermischt, verschiebt seine Zahl also um rund 9–10 %, ohne einen einzigen Kaffee mehr verkauft zu haben.
Gäste heißt essende Personen, nicht Rechnungen. Genau hier entsteht die meiste Verwirrung.
Pro Rechnung und pro Gast sind nicht dieselbe Zahl
Eine vierköpfige Familie auf einer Terrasse in Port de Pollença bestellt zwei Paellas für den Tisch, einen Krug Sangría, zwei Fanta und Eis. Eine Rechnung: 96 € netto. Ihr Durchschnitt pro Rechnung liegt an diesem Tisch bei 96 €. Ihr Durchschnitt pro Gast bei 24 €.
Beide Zahlen sind nützlich, aber sie beantworten unterschiedliche Fragen. Der Durchschnitt pro Rechnung (bei vielen Kassen schlicht „Durchschnittsbon“ oder „Average Check“) zeigt, wie viel ein Tisch ausgibt. Der Durchschnitt pro Gast zeigt, wie viel jede einzelne Person ausgibt, und genau das verändert sich, wenn die Servicekraft eine Vorspeise für den Tisch oder ein zweites Glas Wein empfiehlt. Sitzen in einer Woche vor allem Paare im Lokal und in der nächsten Familien, springt die Zahl pro Rechnung aus Gründen, die mit Verkaufen nichts zu tun haben.
Wenn in dieser Reihe also vom Durchschnittsbon die Rede ist, ist immer der Wert pro Gast gemeint.
Schritt für Schritt aus der Kasse
- Zeitraum festlegen. Mindestens eine volle Woche, Montag bis Sonntag, damit jeder Wochentag genau einmal enthalten ist. Ein einzelner Samstag sagt Ihnen nur etwas über Samstage.
- Nettoumsatz ziehen. Nehmen Sie ihn aus dem Tagesabschluss (dem Z-Bericht, auf Spanisch cierre de caja) oder aus der Umsatzübersicht für den Zeitraum. Prüfen Sie, ob die Zahl IVA enthält und ob Trinkgelder darin stecken.
- Gästezahl ziehen. Ihre Kasse muss beim Öffnen eines Tisches die Personenzahl erfassen. Falls nicht, lesen Sie weiter unten.
- Teilen. Nettoumsatz ÷ Gäste.
- Zahl mitsamt den verwendeten Regeln notieren. „Ohne IVA, ohne Trinkgeld, Einladungen ausgenommen, KW 44.“ In drei Monaten wissen Sie es sonst nicht mehr, und wenn sich die Regeln geändert haben, ist der Vergleich wertlos.
Welchen Bericht Sie ziehen sollten
Menübezeichnungen ändern sich mit Updates, prüfen Sie also Ihr eigenes Backoffice. Ein paar Anhaltspunkte:
- Jedes spanische Kassensystem (TPV). Der tägliche Z-Bericht liefert den Nettoumsatz und meist die Anzahl der Bons. Ob er auch comensales, also Gäste, ausweist, hängt davon ab, ob das Team sie beim Öffnen eines Tisches eingibt. Oft gibt es das Feld, aber niemand füllt es aus.
- Square for Restaurants. Gäste werden erst erfasst, wenn Track Seating in den Seating-Einstellungen des Geräteprofils aktiviert ist, und laut Squares britischer Hilfeseite steht die Gästeerfassung nur Plus- und Premium-Abonnenten zur Verfügung. Die Sales Summary liefert den Nettoumsatz. Squares Section-Sales-Bericht (ebenfalls Plus und Premium, und der Tischplan muss eingerichtet sein) teilt den Umsatz nach Bereichen Ihres Grundrisses auf, etwa Bar und Terrasse, was bei der unten beschriebenen Trennung hilft. Rechnen Sie damit, die Division selbst zu machen.
- Lightspeed Restaurant (K-Series). Der Covers-Tab in Advanced Insights zeigt Nettoumsatz, Bons, Average Check und Gäste. Beachten Sie: Der Average Check dort ist Nettoumsatz geteilt durch Bons, nicht durch Gäste. Teilen Sie den Nettoumsatz also selbst durch die Gäste-Spalte. Laut Lightspeeds eigener Hilfeseite ist Advanced Insights nur in Nordamerika, Australien und Neuseeland verfügbar, ein Betrieb auf Mallorca muss Umsatz und Gäste also womöglich getrennt exportieren.
- Reservierungssystem als Gegenprobe. Wenn Sie online Reservierungen annehmen, geben Ihnen die gebuchten Personen fürs Abendgeschäft einen groben Abgleich mit dem, was die Kasse erfasst hat. Sagt die Kasse 40 Gäste und die Reservierungen sagen 90, liegt die Kasse falsch.
Erfasst Ihre Kasse überhaupt keine Gäste, beheben Sie das zuerst. Machen Sie die Personenzahl beim Öffnen eines Tisches zum Pflichtschritt und erklären Sie dem Team beim Briefing vor dem Service in zwei Minuten, warum. Bis dahin ist eine Strichliste am Pass für eine Woche besser als Schätzen.
Warum eine einzige Tageszahl Sie täuscht
Viele Betriebe auf Mallorca führen zwei oder drei verschiedene Geschäfte unter einem Dach: einen Mittagsservice mit menú del día oder schnellen Tellern auf der Terrasse, ein ruhigeres Abendgeschäft und eine Bar, die den ganzen Tag cañas und Kaffee ausschenkt. Jedes davon hat seinen eigenen Durchschnittsbon pro Gast. Werfen Sie alles zusammen, bewegt sich die Gesamtzahl, sobald sich die Mischung ändert, auch wenn niemand anders verkauft.
Ein durchgerechnetes, hypothetisches Beispiel für einen gewöhnlichen Wochentag:
| Service | Gäste | Nettoumsatz (ohne IVA) | Durchschnittsbon pro Gast |
|---|---|---|---|
| Mittag | 60 | 1.140 € | 19,00 € |
| Abend | 80 | 3.360 € | 42,00 € |
| Bar | 70 | 630 € | 9,00 € |
| Ganzer Tag | 210 | 5.130 € | 24,43 € |
Angenommen, an einem Freitag laufen Mittag und Abend genauso, aber ein Fußballspiel füllt die Bar mit 140 Leuten zu denselben 9 € pro Kopf. Die Tageszahl fällt auf 20,57 € (5.760 € ÷ 280). Sieht nach einem schlechten Tag aus. Es war ein besserer Tag: 630 € mehr in der Kasse, und Mittag und Abend blieben exakt, wo sie waren.
Die Aufteilung zeigt Ihnen außerdem, wo Sie hinschauen müssen. Liegt das Abendgeschäft bei 42 €, aber kaum jemand nimmt am Ende noch einen Kaffee oder einen chupito, ist das eine Frage fürs Abendgeschäft. Liegt der Mittag bei 19 € und die meisten Tische nehmen das menú del día mit Wasser, ist das eine Getränkefrage am Mittag. Eine einzige Mischzahl zeigt Ihnen weder das eine noch das andere.
So trennen Sie in der Praxis
Am saubersten geht es über die Uhrzeit. Viele Kassen lassen Sie den Umsatzbericht für ein Zeitfenster abrufen. Legen Sie also eigene Grenzen fest, zum Beispiel Mittag von 12:00 bis 16:30 Uhr und Abend von 19:00 Uhr bis Schluss, und halten Sie sie fest. Alles außerhalb dieser Fenster und alles, was über das Barterminal gebucht wird, zählt als Bar.
Kann Ihre Kasse nach Bereich oder Terminal trennen, ist das noch besser: Terrasse, Gastraum und Bar bekommen jeweils eine eigene Zahl.
Für die Bar brauchen Sie eine eigene Gäste-Regel, denn für zwei Cortados am Tresen öffnet niemand einen Tisch mit Personenzahl. Zwei sinnvolle Möglichkeiten:
- Jeden Barbon als einen Gast zählen. Nicht perfekt, aber konsistent.
- Für die Bar gar keinen Wert pro Gast berechnen. Verfolgen Sie die Bar über den Durchschnitt pro Bon und reservieren Sie die Gästezahl für den Tischservice.
Beides funktioniert. Was nicht funktioniert: die Regel mitten in der Saison zu ändern.
Die Fehler, die Ihre Zahl unbemerkt verfälschen
- Trinkgeld im Nettoumsatz. Kartentrinkgelder können in derselben Summe landen. Rechnen Sie sie heraus.
- Jeder Tisch mit nur einem Gast erfasst. Plötzlich liegt Ihr Durchschnittsbon pro Gast in einer Pizzeria bei, sagen wir, 70 €. Das ist die Zahl pro Rechnung, nur verkleidet.
- Personalessen und Einladungen als Umsatz gebucht. Entweder herausnehmen oder durchgehend als Aufs-Haus-Posten buchen.
- Kinder, die in einer Woche zählen und in der nächsten nicht. Legen Sie fest, ob ein Kind, das von der Kinderkarte isst, als Gast zählt, und bleiben Sie dabei.
- Getrennte Rechnungen. Sechs Freunde, die getrennt zahlen, ergeben sechs Bons für einen Tisch. Ein weiterer Grund, Gäste zu zählen statt Rechnungen.
Was Sie mit der Zahl anfangen
Tragen Sie jede Woche die drei Werte (Mittag, Abend, Bar) in eine einfache Tabelle ein, mit der Gästezahl daneben. Nach ein paar Wochen sehen Sie die normale Bandbreite für jeden Service, und diese Bandbreite ist Ihr Ausgangspunkt. Wie Sie eine saubere Ausgangsbasis messen, bevor Sie etwas ändern, ist ein Thema für sich, und darum geht es im nächsten Beitrag dieser Reihe.
So arbeitet Otra Ronda: Die Zahl kommt aus Ihrer Kasse, getrennt nach Service, und wird vor und nach dem Training nach denselben Regeln berechnet. Wenn Sie es nicht aus der Kasse messen können, können Sie auch nicht sagen, ob etwas gewirkt hat.