Pregúntale a cualquier dueño de restaurante en Mallorca cuál es su ticket medio por comensal y casi siempre te dará una cifra al momento. Pregúntale cómo la ha sacado y la respuesta ya no es tan clara. Muchas veces es una impresión de mirar la caja a medianoche, o el total dividido entre el número de tickets, o la cifra del año pasado que le pasó el gestor.
Para charlar, vale. Para saber si lo que cambias mueve de verdad el dinero, no. Para eso necesitas un único número, calculado siempre de la misma manera y sacado de tu propio TPV.
La fórmula
El ticket medio por comensal se calcula así:
Ventas netas del periodo ÷ número de comensales en ese mismo periodo
Hay dos palabras ahí que hacen casi todo el trabajo.
Ventas netas es lo que has vendido de verdad, una vez descontados descuentos, invitaciones y devoluciones. Las propinas, fuera. Si trabajas sin IVA, obtienes la cifra que cuadra con tu coste de materia prima y tus márgenes. Si trabajas con IVA incluido, obtienes lo que ha pagado el cliente. Las dos son válidas. La única regla es elegir una y no cambiarla nunca. La restauración en España suele tributar al 10% de IVA, así que si mezclas las dos de un mes a otro, tu número se mueve entre un 9 y un 10% sin haber vendido ni un café más.
Comensales son personas que comen, no tickets. Aquí es donde nace casi toda la confusión.
Por ticket y por comensal no son el mismo número
Una familia de cuatro en una terraza del Port de Pollença pide dos paellas para compartir, una jarra de sangría, dos Fantas y helados. Un solo ticket: 96 € netos. Tu media por ticket en esa mesa es de 96 €. Tu media por comensal, 24 €.
Los dos números sirven, pero responden a preguntas distintas. La media por ticket (lo que muchos TPV llaman ticket medio a secas) te dice cuánto gasta una mesa. La media por comensal te dice cuánto gasta cada persona, y eso es lo que cambia cuando el camarero de sala sugiere un entrante para compartir o una segunda copa de vino. Si una semana se te llena la sala de parejas y la siguiente de familias, la cifra por ticket salta por motivos que no tienen nada que ver con vender.
Así que cuando en esta serie hablamos de ticket medio, nos referimos a ticket medio por comensal.
Paso a paso desde el TPV
- Elige el periodo. Como mínimo, una semana completa, de lunes a domingo, para que cada día de la semana entre una vez. Un sábado suelto solo te habla de los sábados.
- Saca las ventas netas. Cógelas del informe de cierre (el informe Z o cierre de caja) o del resumen de ventas para ese rango de fechas. Comprueba si la cifra lleva IVA y si las propinas están dentro.
- Saca los comensales. Tu TPV tiene que registrar el número de personas al abrir la mesa. Si no lo hace, mira más abajo.
- Divide. Ventas netas ÷ comensales.
- Apúntalo junto con las reglas que has usado. "Sin IVA, sin propinas, invitaciones excluidas, semana 44." Dentro de tres meses no te acordarás, y si las reglas han cambiado, la comparación no vale nada.
Qué informe sacar
Los nombres de los menús cambian con cada actualización, así que revisa tu propio back office. Algunas pistas:
- Cualquier TPV español. El informe Z diario te da las ventas netas y normalmente el número de tickets. Que aparezcan los comensales depende de que el equipo los meta al abrir la mesa. Muchas veces el campo existe y nadie lo rellena.
- Square for Restaurants. Los comensales solo se registran si activas Track Seating en los ajustes de Seating del perfil del dispositivo, y la página de ayuda de Square en Reino Unido indica que el registro de comensales es solo para suscriptores Plus y Premium. El Sales Summary te da las ventas netas. El informe Section sales de Square (también Plus y Premium, y necesita tener configurado el plano de mesas) separa las ventas por zonas de la sala, como barra y terraza, lo que ayuda con la separación que explicamos más abajo. Cuenta con hacer la división tú.
- Lightspeed Restaurant (K-Series). La pestaña Covers de Advanced Insights muestra ventas netas, tickets, ticket medio y comensales. Ojo: su ticket medio es ventas netas entre tickets, no entre comensales, así que divide tú las ventas netas entre la columna de comensales. La propia página de ayuda de Lightspeed dice que Advanced Insights solo está disponible en Norteamérica, Australia y Nueva Zelanda, así que un local en Mallorca quizá tenga que exportar ventas y comensales por separado.
- El sistema de reservas, para contrastar. Si coges reservas online, el número de personas reservadas para la cena te sirve para comprobar a grandes rasgos lo que ha registrado el TPV. Si el TPV dice 40 comensales y las reservas dicen 90, el que se equivoca es el TPV.
Si tu TPV no registra comensales, arregla eso antes que nada. Haz que meter el número de personas sea obligatorio al abrir una mesa y dedica dos minutos de la reunión antes del servicio a explicarle al equipo por qué. Mientras tanto, una hoja de rayitas en el pase durante una semana es mejor que ir a ojo.
Por qué un solo número para todo el día te engaña
Muchos locales en Mallorca llevan dos o tres negocios distintos bajo el mismo techo: un servicio de mediodía con menú del día o platos rápidos en terraza, una cena más tranquila y una barra que sirve cañas y cafés todo el día. Cada uno tiene su propio ticket medio por comensal. Si los mezclas, el total se mueve cuando cambia la mezcla, aunque nadie venda nada de forma diferente.
Pongamos un ejemplo hipotético de un día cualquiera entre semana:
| Servicio | Comensales | Ventas netas (sin IVA) | Ticket medio por comensal |
|---|---|---|---|
| Comidas | 60 | 1140 € | 19,00 € |
| Cenas | 80 | 3360 € | 42,00 € |
| Barra | 70 | 630 € | 9,00 € |
| Día completo | 210 | 5130 € | 24,43 € |
Ahora imagina que un viernes las comidas y las cenas son iguales, pero un partido de fútbol te llena la barra con 140 personas a los mismos 9 € cada una. La cifra del día completo baja a 20,57 € (5760 € ÷ 280). Parece un mal día. Fue un día mejor: 630 € más en caja, y comidas y cenas se quedaron exactamente donde estaban.
Además te dice dónde mirar. Si la cena está en 42 € pero casi nadie se toma un café o un chupito al final, eso es un tema de la cena. Si la comida está en 19 € y la mayoría de mesas pide menú del día con agua, eso es un tema de bebida a mediodía. Un número mezclado no te enseña ninguna de las dos cosas.
Cómo separarlo en la práctica
Lo más limpio es por horas. Muchos TPV te dejan sacar el informe de ventas por franja horaria, así que fija tus propios cortes, por ejemplo comidas de 12:00 a 16:30 y cenas de 19:00 al cierre, y no los cambies. Todo lo que quede fuera de esas franjas, más todo lo que se marque en el terminal de la barra, cuenta como barra.
Si tu TPV puede separar por zona o por terminal, todavía mejor: terraza, comedor y barra tienen cada uno su propia cifra.
Los comensales de barra necesitan su propia regla, porque nadie abre una mesa con número de personas para dos cortados en la barra. Dos opciones sensatas:
- Contar cada ticket de barra como un comensal. No es perfecto, pero es coherente.
- No calcular por comensal en la barra. Controla la barra con la media por ticket y deja los comensales para el servicio en mesa.
Cualquiera de las dos funciona. Lo que no funciona es cambiar de regla a mitad de temporada.
Los errores que te estropean el número sin que te des cuenta
- Propinas dentro de las ventas netas. Las propinas con tarjeta pueden acabar en el mismo total. Quítalas.
- Todas las mesas registradas con un solo comensal. De repente tu ticket medio por comensal parece de 70 € en una pizzería, por ejemplo. Es la cifra por ticket disfrazada.
- Comidas de personal e invitaciones marcadas como ventas. O las excluyes o las marcas como invitación, siempre igual.
- Niños que una semana cuentan y la siguiente no. Decide si un niño que come del menú infantil es un comensal y mantén la decisión.
- Cuentas separadas. Seis amigos pagando por separado son seis tickets para una sola mesa. Otro motivo para contar comensales y no tickets.
Qué hacer con él
Apunta cada semana las tres cifras (comidas, cenas y barra) en una hoja sencilla, con los comensales al lado. Al cabo de unas semanas verás el rango normal de cada servicio, y ese rango es tu punto de partida. Medir una línea base limpia antes de cambiar nada es un tema en sí mismo, y lo tratamos en el siguiente artículo de esta serie.
Este es el método que usa Otra Ronda: el número sale de tu TPV, separado por servicio y calculado con las mismas reglas antes y después de la formación. Si no lo puedes medir desde el TPV, no puedes saber si algo ha funcionado.