Imagina a un propietario en Port de Pollença que contrata una formación para su equipo en abril. A finales de mayo la caja está por encima de abril y todo el mundo coincide en que la formación ha funcionado. Pero mayo siempre supera a abril. La terraza abre todos los días, los barcos han vuelto a la bahía y han llegado las familias británicas con las vacaciones de half-term. Puede que la formación sirviera de algo, o de nada. Nadie lo sabe, porque nadie apuntó cómo era un día normal antes de decirle nada al equipo.
Para eso sirve una semana base. Siete días de números limpios, sacados de tu propia caja antes de formar a nadie, para que cada cifra posterior tenga algo honesto con lo que compararse.
La facturación sola dice muy poco
Las ventas totales se mueven por dos motivos: cuánta gente se sentó y cuánto gastó cada uno. Una semana llena con poco gasto y una semana tranquila con buen gasto pueden acabar en el mismo total. Si solo miras el total, no sabes qué palanca se ha movido.
Este verano el problema se vio en público. En agosto, CAEB Restauración, la asociación del sector, dijo que la facturación de los bares y restaurantes de Mallorca había caído en torno a un 14 % en las dos primeras semanas del mes, y el Majorca Daily Bulletin, que lo publicó, hablaba de menos clientes y un gasto medio más bajo que el año anterior. En septiembre, la misma asociación hablaba de calles llenas y de un dinero que no llegaba a las cajas de los restaurantes. Según su versión, la afluencia y el gasto fueron por caminos distintos, y una sola cifra de facturación lo esconde.
Así que la semana base tiene que separar las dos cosas. Los cubiertos por un lado, el gasto por cubierto (el ticket medio) por otro, y debajo, las categorías que forman ese gasto.
Qué es exactamente una semana base
Siete días seguidos, todos los servicios que abras, registrados siempre de la misma manera. Carta normal, precios normales, cuadrante normal. Sin sugerencias nuevas, sin charla sobre ventas, sin dar a entender al equipo que alguien está mirando la línea de postres.
Ese último punto importa más de lo que creen muchos dueños. En cuanto un camarero oye que el jefe está contando cafés, los cafés suben unos días. Bien para la caja e inútil para la medición. Saca los números sin hacer ruido, de los informes que el sistema ya genera.
Para cada servicio, apunta:
| Campo | Por qué importa |
|---|---|
| Ventas netas, sin IVA | Una cifra coherente. Mezclar totales con y sin IVA arruina cualquier comparación. |
| Cubiertos | El divisor. Decide una vez cómo cuentas a los niños, los taburetes de barra y las mesas que solo toman bebida, y no lo cambies nunca. |
| Ticket medio | Ventas netas divididas entre cubiertos. La cifra principal. |
| Ventas por categoría | Bebidas, entrantes, principales, postres, cafés y digestivos. Aquí es donde se nota primero la venta sugerida. |
| Unidades de productos clave | Postres vendidos, botellas de agua, cafés, segundas rondas. Las unidades engañan menos que los euros. |
| Ventas por camarero | Si tu TPV registra quién abrió la mesa. Útil más adelante, no imprescindible ahora. |
| Notas | Tiempo, eventos, grupos grandes, cualquier cosa fuera de lo normal. La columna que todo el mundo se salta y luego se arrepiente de haberse saltado. |
Deja las propinas fuera de la cifra de ventas y apunta aparte las invitaciones. El chupito de hierbas de la casa es buena hospitalidad, pero no es una venta.
Un martes de lluvia no es un sábado de fiestas
El error habitual no es hacer mal las cuentas. Es comparar días que nunca fueron comparables.
En Mallorca, además, cuesta más. Una tarde de lluvia cierra la terraza y mete dentro a los clientes que sí vienen, donde las mesas rotan de otra manera. Las fiestas patronales llenan la plaza de gente del pueblo pidiendo cañas y pa amb oli, lo que hunde el ticket medio mientras los cubiertos se disparan. Un día de cruceros en Palma cambia quién pasa por tu puerta a mediodía. Una mañana de mercado en Sineu o Santanyí, un partido en la tele, un puente: cada uno mueve los cubiertos y el gasto, y casi nunca en la misma dirección.
Unas cuantas reglas mantienen honesta la semana base:
- Compara servicio con servicio. Comida del martes con comida del martes, cena del sábado con cena del sábado. Nunca la media de la semana contra una buena noche.
- Apunta el tiempo. Basta una palabra por servicio: sol, viento, lluvia, calor. Dentro de tres meses lo vas a agradecer.
- Marca los eventos, no los borres. Si el sábado cayó una fiesta, guarda la cifra pero márcala. Cuando vuelvas a medir, busca un sábado comparable o deja ese servicio fuera de los dos lados.
- Separa los grupos grandes. Una mesa de 18 con menú cerrado te habla del menú, no de tus camareros. Regístrala, pero calcula el ticket medio con ella y sin ella.
- Congela precios y carta. Si subes 1,50 € cada principal la semana después de la semana base, el ticket medio sube sin que nadie diga una palabra. Cambia los precios antes de la semana base o mucho después de la comparación, nunca en medio.
Cómo puede quedar una semana
Un ejemplo hipotético: un restaurante de 60 plazas en Sóller, abierto a mediodía y por la noche, medido en una semana tranquila de primavera. Las cifras son inventadas para mostrar el método.
| Servicio | Cubiertos | Ventas netas (sin IVA) | Ticket medio | Nota |
|---|---|---|---|---|
| Martes, comida | 34 | 843 € | 24,80 € | Lluvia, terraza cerrada |
| Martes, cena | 41 | 1.394 € | 34,00 € | Normal |
| Viernes, cena | 78 | 2.808 € | 36,00 € | Normal |
| Sábado, comida | 112 | 2.128 € | 19,00 € | Día de mercado, muchas mesas solo de bebida |
| Sábado, cena | 86 | 2.709 € | 31,50 € | Grupo de 16, menú cerrado |
Fíjate en la comida del sábado. La mayor cifra de cubiertos de la semana y el ticket medio más bajo. Si la metes en la media con todo lo demás, sale un número que no describe ningún servicio real. Si en la semana de comparación no hay gente de mercado, el ticket medio parecerá dispararse y alguien se colgará la medalla. Lo mismo con la cena del sábado: quita a los 16 del menú cerrado y los 70 cubiertos restantes pueden contar una historia distinta a la del total.
Lo útil no es una sola cifra para toda la semana. Es un ticket medio para cada servicio habitual, más una lista corta de servicios marcados como fuera de lo normal.
Detalles que rompen los números
- Un camarero marca una mesa de seis como un solo cubierto porque el campo de comensales se quedó en el valor por defecto.
- Comidas de personal o una cena familiar pasadas por caja como ventas normales.
- Anulaciones e invitaciones registradas de forma distinta según el encargado de turno.
- La barra y el comedor en cajas separadas, y una de las dos olvidada en el informe.
- Falta el cierre Z de un día y luego se «estima» de memoria.
Nada de esto necesita más software que el que ya tienes. Una libreta junto al pase y el informe de cierre bastan, siempre que la misma persona rellene las dos cosas de la misma manera cada día.
Números de invierno y números de verano
Una semana base tomada ahora, en noviembre, es una buena base para el invierno. Clientes habituales, el negocio del mediodía, quizá algún visitante de larga estancia. No es una base para agosto, y nunca debería usarse como tal. Si piensas formar al equipo antes de la próxima temporada, toma una segunda semana base en la primera semana estable tras la apertura, antes de hablar con el equipo. O, si tu TPV guardó los datos del año pasado, saca las mismas semanas de la temporada anterior y compara servicio por servicio, teniendo en cuenta que los precios y el tipo de cliente habrán cambiado.
Aun así, los meses tranquilos son el momento de coger el hábito. Tienes tiempo para decidir cómo se cuentan los cubiertos, comprobar que los informes por categoría funcionan y hacer una semana de prueba para que la de verdad salga limpia.
Por qué empezamos aquí
Cada trabajo de Otra Ronda empezará con una semana base medida desde tu caja, por una razón sencilla: sin ella, cualquier afirmación sobre una formación es una suposición. Las nuestras también. En la modalidad por resultados, parte de los honorarios (el 12 % del incremento medido, sobre una base de 690 €, sin IVA) depende de esa medición, así que la semana base es la línea que las dos partes acuerdan antes de que nadie pise la sala.
Medir la semana de después, y leerla camarero por camarero, es otro trabajo. Pero solo funciona si la semana de antes fue honesta. Siete días, las mismas columnas en cada servicio, el tiempo en las notas y sin decirle nada al equipo.