Stellen Sie sich einen Gastronomen in Port de Pollença vor, der im April eine Schulung für sein Team bucht. Ende Mai liegt die Kasse über dem April, und alle sind sich einig: Die Schulung hat gewirkt. Nur liegt der Mai immer über dem April. Die Terrasse ist jeden Tag offen, die Boote sind zurück in der Bucht, und die britischen Familien sind in den Half-Term-Ferien da. Vielleicht hat die Schulung etwas gebracht, vielleicht gar nichts. Niemand kann es sagen, weil niemand aufgeschrieben hat, wie ein normaler Betrieb aussah, bevor das Team irgendetwas gehört hat.
Genau dafür gibt es die Basiswoche. Sieben Tage saubere Zahlen aus Ihrer eigenen Kasse, erhoben, bevor jemand geschult wird, damit jede spätere Zahl einen ehrlichen Vergleichswert hat.
Der Umsatz allein sagt wenig
Der Gesamtumsatz bewegt sich aus zwei Gründen: wie viele Gäste sich hingesetzt haben und wie viel jeder von ihnen ausgegeben hat. Eine volle Woche mit schwachem Bon und eine ruhige Woche mit starkem Bon können bei derselben Summe landen. Wer nur auf die Summe schaut, weiß nicht, welcher Hebel sich bewegt hat.
Diesen Sommer war das Problem öffentlich zu sehen. Im August meldete CAEB Restauración, der Gastronomieverband, dass der Umsatz der Bars und Restaurants auf Mallorca in den ersten zwei Augustwochen um rund 14 % gesunken sei. Das Majorca Daily Bulletin, das darüber berichtete, sprach von weniger Gästen und geringeren Durchschnittsausgaben als im Vorjahr. Im September beschrieb derselbe Verband volle Straßen, deren Geld nicht in den Restaurantkassen ankam. Nach seiner Darstellung liefen Besucherfrequenz und Ausgaben auseinander, und eine einzelne Umsatzzahl verdeckt genau das.
Die Basiswoche muss also beides trennen. Auf der einen Seite die Gedecke, auf der anderen der Umsatz pro Gedeck (der Durchschnittsbon, auf Spanisch ticket medio), und darunter die Kategorien, aus denen sich dieser Umsatz zusammensetzt.
Was eine Basiswoche genau ist
Sieben aufeinanderfolgende Tage, jeder Service, den Sie öffnen, jedes Mal gleich erfasst. Normale Karte, normale Preise, normaler Dienstplan. Keine neuen Tagesempfehlungen, keine Ansprache zum Thema Verkaufen, kein Hinweis ans Team, dass jemand die Dessertzeile im Blick hat.
Der letzte Punkt ist wichtiger, als viele Inhaber denken. Sobald eine Servicekraft hört, dass der Chef die Kaffees zählt, steigen die Kaffees für ein paar Tage. Schön für die Kasse, wertlos für die Messung. Ziehen Sie die Zahlen in aller Stille aus den Berichten, die Ihr System ohnehin erstellt.
Notieren Sie für jeden Service:
| Feld | Warum es zählt |
|---|---|
| Nettoumsatz, ohne IVA | Eine einheitliche Zahl. Wer Summen mit und ohne IVA (spanische Mehrwertsteuer) mischt, macht jeden Vergleich kaputt. |
| Gedecke | Der Teiler. Legen Sie einmal fest, wie Sie Kinder, Barhocker und reine Getränketische zählen, und ändern Sie das nie wieder. |
| Umsatz pro Gedeck | Nettoumsatz geteilt durch Gedecke. Die wichtigste Kennzahl. |
| Umsatz nach Kategorie | Getränke, Vorspeisen, Hauptgerichte, Desserts, Kaffee und Digestifs. Hier zeigt sich Zusatzverkauf zuerst. |
| Stückzahlen wichtiger Artikel | Verkaufte Desserts, Flaschen Wasser, Kaffees, zweite Runden. Stückzahlen lassen sich schwerer schönrechnen als Euros. |
| Umsatz pro Servicekraft | Falls Ihr Kassensystem erfasst, wer den Tisch eröffnet hat. Später nützlich, jetzt nicht zwingend. |
| Notizen | Wetter, Veranstaltungen, große Gruppen, alles Ungewöhnliche. Die Spalte, die gern übersprungen wird und die man später schmerzlich vermisst. |
Lassen Sie das Trinkgeld aus der Umsatzzahl heraus und führen Sie Einladungen getrennt. Der chupito de hierbas aufs Haus ist gute Gastfreundschaft, aber kein Verkauf.
Ein verregneter Dienstag ist kein Fiesta-Samstag
Der übliche Fehler ist keine falsche Rechnung. Es ist der Vergleich von Tagen, die nie vergleichbar waren.
Auf Mallorca ist das noch schwieriger. Ein verregneter Nachmittag schließt die Terrasse und schiebt die Gäste, die trotzdem kommen, nach drinnen, wo die Tische anders drehen. Die Fiesta des Ortspatrons füllt den Platz mit Einheimischen, die Bier und pa amb oli bestellen. Der Umsatz pro Gedeck sinkt, während die Gedecke durch die Decke gehen. Ein Kreuzfahrttag in Palma verändert, wer mittags an Ihrer Tür vorbeiläuft. Ein Markttag in Sineu oder Santanyí, ein Spiel im Fernsehen, ein puente (Brückentag) rund um einen Feiertag: Jedes davon verschiebt Gedecke und Ausgaben, und selten in dieselbe Richtung.
Ein paar Regeln halten die Basiswoche ehrlich:
- Vergleichen Sie Service mit Service. Dienstagmittag mit Dienstagmittag, Samstagabend mit Samstagabend. Nie den Wochendurchschnitt mit einem guten Abend.
- Notieren Sie das Wetter. Ein Wort pro Service genügt: Sonne, Wind, Regen, Hitze. In drei Monaten werden Sie froh darüber sein.
- Markieren Sie Veranstaltungen, löschen Sie sie nicht. Fiel am Samstag eine Fiesta, behalten Sie die Zahl, aber kennzeichnen Sie sie. Wenn Sie erneut messen, suchen Sie entweder einen vergleichbaren Samstag oder lassen Sie diesen Service auf beiden Seiten weg.
- Nehmen Sie große Gruppen heraus. Ein Tisch mit 18 Personen und festem Menü sagt etwas über das Menü, nicht über Ihr Serviceteam. Erfassen Sie ihn, aber rechnen Sie den Umsatz pro Gedeck mit und ohne ihn.
- Frieren Sie Preise und Karte ein. Wenn Sie in der Woche nach der Basiswoche jedes Hauptgericht um 1,50 € anheben, steigt der Umsatz pro Gedeck, ohne dass jemand ein Wort gesagt hat. Ändern Sie Preise vor der Basiswoche oder lange nach dem Vergleich, nicht dazwischen.
Wie eine Woche aussehen kann
Ein durchgerechnetes Beispiel: ein Restaurant mit 60 Plätzen in Sóller, mittags und abends geöffnet, gemessen in einer ruhigen Frühlingswoche. Die Zahlen sind erfunden, um die Methode zu zeigen.
| Service | Gedecke | Nettoumsatz (ohne IVA) | Umsatz pro Gedeck | Notiz |
|---|---|---|---|---|
| Di. Mittag | 34 | 843 € | 24,80 € | Regen, Terrasse geschlossen |
| Di. Abend | 41 | 1.394 € | 34,00 € | Normal |
| Fr. Abend | 78 | 2.808 € | 36,00 € | Normal |
| Sa. Mittag | 112 | 2.128 € | 19,00 € | Markttag, viele reine Getränketische |
| Sa. Abend | 86 | 2.709 € | 31,50 € | Gruppe mit 16 Personen, festes Menü |
Schauen Sie sich den Samstagmittag an. Die meisten Gedecke der Woche und der niedrigste Umsatz pro Gedeck. Rechnen Sie ihn mit allem anderen in einen Durchschnitt, und Sie erhalten eine Zahl, die keinen echten Service beschreibt. Fehlt in der Vergleichswoche das Marktpublikum, scheint der Umsatz pro Gedeck nach oben zu springen, und jemand heimst die Lorbeeren ein. Dasselbe beim Samstagabend: Nehmen Sie die 16 Personen mit dem festen Menü heraus, und die übrigen 70 Gedecke erzählen womöglich eine andere Geschichte als die Summe.
Das brauchbare Ergebnis ist keine einzelne Zahl für die ganze Woche. Es ist ein Umsatz pro Gedeck für jeden regulären Service, dazu eine kurze Liste der Services, die als ungewöhnlich markiert sind.
Kleinigkeiten, die die Zahlen kaputt machen
- Eine Servicekraft bongt einen Sechsertisch als ein Gedeck, weil das Feld für die Personenzahl auf dem Standardwert stehen geblieben ist.
- Personalessen oder ein Familienessen laufen als normaler Umsatz über die Kasse.
- Stornos und Einladungen werden je nach Schichtleitung unterschiedlich gebucht.
- Bar und Restaurant haben getrennte Kassen, und eine davon fehlt im Bericht.
- Der Z-Bericht eines Tages fehlt und wird später aus dem Gedächtnis „geschätzt“.
Dafür brauchen Sie keine Software über das hinaus, was Sie schon haben. Ein Notizbuch am Pass und der Tagesabschluss reichen, solange dieselbe Person beides jeden Tag auf die gleiche Weise ausfüllt.
Winterzahlen und Sommerzahlen
Eine Basiswoche, die Sie jetzt im November erheben, ist eine gute Basis für den Winter. Stammgäste, Mittagsgeschäft, vielleicht ein paar Langzeiturlauber. Für den August taugt sie nicht, und sie sollte nie dafür verwendet werden. Wenn Sie vor der nächsten Saison schulen wollen, erheben Sie eine zweite Basiswoche in der ersten stabilen Woche nach der Eröffnung, bevor das Team gebrieft wird. Oder, falls Ihr Kassensystem die Daten des Vorjahres gespeichert hat, ziehen Sie dieselben Wochen aus der letzten Saison und vergleichen Sie Service für Service. Bedenken Sie dabei, dass sich Preise und Gästemix verändert haben werden.
Die ruhigen Monate sind trotzdem der richtige Zeitpunkt, sich diese Gewohnheit anzueignen. Sie haben Zeit festzulegen, wie Gedecke gezählt werden, zu prüfen, ob die Kategorieberichte funktionieren, und eine Probewoche zu fahren, damit die echte sauber wird.
Warum wir hier anfangen
Jede Zusammenarbeit mit Otra Ronda wird mit einer Basiswoche beginnen, gemessen aus Ihrer Kasse, und zwar aus einem einfachen Grund: Ohne sie ist jede Aussage über eine Schulung geraten. Unsere eingeschlossen. Beim erfolgsabhängigen Modell hängt ein Teil des Honorars (12 % des gemessenen Mehrumsatzes, zusätzlich zu einer Basis von 690 €, ohne IVA) von dieser Messung ab. Die Basiswoche ist also die Linie, auf die sich beide Seiten einigen, bevor jemand den Gastraum betritt.
Die Woche danach zu messen und sie Servicekraft für Servicekraft auszuwerten, ist eine eigene Aufgabe. Sie funktioniert aber nur, wenn die Woche davor ehrlich war. Sieben Tage, in jedem Service dieselben Spalten, das Wetter in den Notizen, und dem Team wird nichts verraten.